Generowanie PDF w Salesforce z AI: oferty, podsumowania kont i raporty

Menedżer potrzebuje listy otwartych szans sprzedaży przed przeglądem lejka. Handlowiec po rozmowie chce wysłać klientowi jednostronicowe podsumowanie oferty. Zwykle oznacza to kopiowanie danych z Salesforce do Worda, formatowanie, eksport i ręczne dołączanie pliku do maila.

Z AI Engine generowanie PDF w Salesforce odbywa się bezpośrednio z rekordu. Wystarczy poprosić o dokument w czacie albo wybrać szablon przygotowany przez admina. PDF powstaje z danych w CRM, częściowo pisze go AI, ma firmowy wygląd i można go zapisać w Salesforce Files lub dołączyć do maila bez opuszczania strony.

Dwa sposoby na generowanie PDF w Salesforce z AI

W czacie wpisz na przykład „Make a PDF with my open opportunities” albo „Create a one-pager about this account”. Agent zbiera dane, pisze tekst i pokazuje kartę PDF, na której status zmienia się z Generating PDF... na PDF ready. W ten sam sposób powstaje raport PDF z danych Salesforce. Jeśli poprosisz o „raport”, nie mówiąc, w jakiej formie, agent zapyta How would you like it? i zaproponuje 💬 Show in chat (wykres w czacie) albo 📄 PDF document. Jeśli wystarczy Ci odpowiedź na ekranie, zobacz Pytania do Salesforce językiem naturalnym.

Z szablonu: otwórz rekord obiektu, dla którego istnieją aktywne szablony, i kliknij 📄 PDF na pasku akcji Sales Agent. Wybierz szablon, odznacz niepotrzebne sekcje w Select sections to include i kliknij ⚡ Generate PDF. Szczegóły: Create PDF documents.

Oferta PDF z AI: szablony przygotowane przez admina

Podsumowanie oferty czy one-pager o koncie zwykle łączy dane z rekordu, listę powiązanych rekordów i kilka akapitów komentarza. Szablony PDF są zbudowane właśnie wokół tego. Admin z zestawem uprawnień AI_Engine_Admin otwiera Ai Agent Admin Setup, klika 📋 PDF Templates, ustawia obiekt docelowy (np. Account, Opportunity albo obiekt niestandardowy) i dodaje sekcje:

• Key Fields: nazwy i wartości pól rekordu.
• Data Table: lista powiązanych rekordów, np. otwartych szans sprzedaży.
• AI Generated Text: akapit, który AI pisze na podstawie promptu sekcji.
• Static Text: stały tekst, np. wstęp lub klauzula.

Sekcje można opisać w czacie projektanta, przeciągnąć z panelu 🔍 Fields albo dodać ręcznie. 👁 Preview generuje prawdziwy PDF dla wybranego rekordu, zanim szablon trafi do użytkowników.

Przy sekcjach AI liczy się jeden szczegół: tekst AI powstaje wyłącznie z promptu i nazwy rekordu, bez pozostałych pól. Fakty, których potrzebuje czytelnik, umieść obok w sekcji Key Fields lub Data Table. Każda sekcja AI to jedno zapytanie do AI przy każdym generowaniu PDF, także w podglądzie; więcej w artykule Ile kosztuje AI w Salesforce?. Projektant szablonów jest opisany w Design PDF templates.

Jeden firmowy wygląd każdego PDF

Zakładka PDF Settings ustala jeden wygląd dla PDF z czatu i z szablonów:

Nowe ustawienia obowiązują dla PDF wygenerowanych po zapisaniu. Wyjątkiem jest brief z Meet Prep, który ma własny przycisk ⬇ Download PDF i stały układ (zobacz Przygotowanie do spotkania z AI w Salesforce). Szczegóły: PDF settings.

Zapis w Files albo załącznik do maila

Gdy PDF jest gotowy, karta ma trzy przyciski:

• ⬇ Download zapisuje kopię w Salesforce Files i pobiera ją na Twój komputer.
• 💾 Save zapisuje PDF w Salesforce Files.
• ✉ Send Email zapisuje PDF w Files (chyba że już go zapisałeś) i otwiera okno ✉ Send Email z plikiem w polu ATTACHMENT.

Pliki są powiązane z otwartym rekordem, a bez otwartego rekordu trafiają tylko do Twoich Files. ⬇ Download zawsze tworzy nową kopię, więc kliknięcie obu przycisków zostawia dwie. Mail wychodzi przez Salesforce jako zwykły tekst, z Tobą jako nadawcą, i dopiero po kliknięciu ✉ Send. Zobacz Draft and send an email oraz AI do maili w Salesforce.

PDF pokazuje tylko to, co widzi użytkownik

PDF powstaje w przeglądarce, a dane są odczytywane z uprawnieniami użytkownika w Salesforce, więc rekordy i pola, których użytkownik nie widzi, są pomijane. AI Engine nie przechowuje pełnej treści promptów i odpowiedzi. Log aktywności zapisuje metadane użycia oraz krótki komunikat błędu, gdy wywołanie się nie powiedzie.

Ograniczenia, które warto znać przed wdrożeniem

• Czcionki i polskie znaki. PDF korzysta ze standardowych czcionek obejmujących znaki zachodnioeuropejskie (Latin-1). Wiele liter traci znaki diakrytyczne (ł staje się l, é staje się e, ü staje się ue), a € i £ są drukowane jako EUR i GBP. Cyrylica, greka i pisma azjatyckie są pomijane. Zmienia się tylko PDF, nie dane w Salesforce. W dokumentach po polsku czy czesku spodziewaj się liter bez ogonków i kresek.
• Tabele mają maksymalnie trzy kolumny, z typowymi polami, takimi jak Name, Stage, Amount czy Close Date, na początku. Długie wartości są przycinane, a duże tabele generują się dłużej.
• Etykiety w Key Fields to nazwy API pól (bez __c), a nie etykiety pól.
• Format strony to A4.

Podsumowanie

• Poproś o PDF w czacie albo wygeneruj go z szablonu admina przyciskiem 📄 PDF.
• Szablony łączą pola rekordu, tabele powiązanych rekordów, akapity pisane przez AI i stały tekst.
• PDF Settings nadają PDF z czatu i z szablonów ten sam branding i układ.
• Zapisz PDF w Files przy rekordzie albo jednym kliknięciem dołącz go do maila.
• Zanim użyjesz go w dokumentach dla klientów, sprawdź znaki diakrytyczne i szerokość tabel.

Chcesz wygenerować PDF z jednego ze swoich kont? AI Engine to natywny pakiet Salesforce, który działa z Twoim własnym kluczem API do OpenAI, Claude lub Azure OpenAI.