Maskowanie danych osobowych w AI dla Salesforce: dane osobowe poza promptami

Pierwsze pytanie, jakie inspektor ochrony danych (IOD) zadaje o AI w Salesforce, jest proste: czy dane osobowe opuszczają CRM? W kontekście RODO to pytanie ma szczególną wagę, bo dane sprzedażowe są pełne danych osobowych: adresów e-mail, numerów telefonów, adresów pocztowych, a czasem numerów NIP czy PESEL.

Odpowiedzią AI Engine jest maskowanie danych osobowych przed wysłaniem do AI. Zanim zapytanie opuści Salesforce, dane osobowe są zastępowane znacznikami takimi jak EMAIL_1 czy PHONE_2. AI nadal może analizować rekord, a AI Engine wstawia prawdziwe wartości z powrotem do odpowiedzi, zanim zobaczy ją użytkownik.

W tym artykule wyjaśniamy, co jest maskowane, jak to działa i, co równie ważne, czego maskowanie nie obejmuje.

Maskowanie danych osobowych jest domyślnie włączone

Maskowaniem steruje jeden przełącznik Allow PII (zezwól na dane osobowe) w profilu organizacji AI Engine (Org Profile). Jest on domyślnie wyłączony, co oznacza, że maskowanie jest włączone. Aby wysyłać dane osobowe do dostawcy AI, admin musi świadomie go włączyć.

Trzy warstwy maskowania

Maskowanie obejmuje czat, akcje na rekordach, przygotowanie do spotkań, scoring AI, szablony promptów i ich źródła danych.

Dlaczego znaczniki, a nie usuwanie danych

Usunięcie pól z danymi osobowymi uniemożliwiłoby wiele przydatnych pytań. Znaczniki zachowują strukturę:

• Ta sama wartość zawsze dostaje ten sam znacznik w obrębie jednego zapytania. AI nadal może liczyć, grupować i porównywać, na przykład „trzy kontakty mają ten sam EMAIL_2”.
• Mapowanie istnieje tylko w pamięci, na czas przetwarzania jednego zapytania. Nie jest nigdzie zapisywane i zostaje odrzucone po zakończeniu zapytania.
• Prawdziwe wartości wracają w odpowiedzi. Tabele i karty są budowane bezpośrednio z danych Salesforce, więc użytkownicy widzą prawdziwe dane.

Maskowanie to nie szyfrowanie. Jego zadaniem jest niedopuszczenie, by dane identyfikujące osoby trafiły do zapytania wysyłanego do dostawcy AI.

Czego maskowanie nie obejmuje

Mechanizmowi ochrony prywatności można ufać tylko wtedy, gdy jego ograniczenia są jasno opisane. Maskowanie nie wychwytuje wszystkiego:

• Imiona i nazwiska, stanowiska i nazwy firm są wysyłane bez zmian. AI potrzebuje ich, aby pisać przydatne odpowiedzi i e-maile.
• Numery telefonów wpisane w wolnym tekście, na przykład w opisie lub notatce, nie są wykrywane na podstawie wzorca. Numery telefonów w polach typu Phone są maskowane.
• Dane osobowe w zwykłych polach tekstowych, na przykład numer PESEL zapisany w polu tekstowym albo osobne pola ulicy i miasta, są maskowane tylko wtedy, gdy admin oznaczy pole jako dane osobowe.
• Zdjęć nie da się zamaskować. Zdjęcie wizytówki pokazuje imię i nazwisko, telefon i adres w formie obrazu. Notatka dodana do zdjęcia jest nadal sprawdzana pod kątem wzorców.
• Wyszukiwanie w internecie wymaga prawdziwych nazw. Zamiast znaczników AI Engine ogranicza zakres informacji wysyłanych do wyszukiwarki. Sprawdzenie firmy wysyła nazwę firmy, stronę www i lokalizację. Imię i nazwisko osoby, stanowisko, e-mail i telefon są dołączane tylko wtedy, gdy włączone jest Allow PII.

Wniosek praktyczny: starannie wybierz, z których obiektów i pól AI może w ogóle korzystać. Decyduje o tym lista dozwolonych obiektów i pól ustawiana przez admina i to ona jest pierwszą linią obrony.

Maskowanie to jedna z kilku warstw

Maskowanie danych osobowych działa razem z pozostałymi zabezpieczeniami AI Engine:

• Lista dozwolonych obiektów i pól. AI może korzystać tylko z obiektów i pól włączonych przez admina.
• Uprawnienia użytkownika. Zapytania są wykonywane z regułami udostępniania, uprawnieniami do obiektów i zabezpieczeniami na poziomie pól (FLS) danego użytkownika.
• Twoje własne konto u dostawcy AI. Zapytania trafiają na Twoje własne konto OpenAI, Anthropic lub Azure OpenAI przez Named Credential w Salesforce. Cloud Connected nie otrzymuje Twoich danych.
• Brak zapisanych rozmów. AI Engine nie przechowuje pełnej treści promptów i odpowiedzi. Dziennik aktywności zawiera metadane użycia oraz krótki komunikat błędu, gdy wywołanie się nie powiedzie.

Zespołom, które potrzebują przetwarzania AI w określonym regionie, Azure OpenAI pozwala utrzymać zapytania we własnym zasobie Azure. Więcej w artykule Azure OpenAI w Salesforce.

Konfiguracja

1. W panelu administracyjnym AI Engine otwórz Agent Objects i wybierz pola, z których AI może korzystać.
2. Przy każdym wybranym polu, które zawiera dane osobowe i nie jest polem typu Email, Phone ani Address, kliknij Mask as PII.
3. W Org Profile wpisz pozostałe pola z danymi osobowymi w ustawieniu Custom PII fields.
4. Sprawdź, czy Allow PII jest wyłączone, i zapisz.

Pól typu Email, Phone i Address nie trzeba oznaczać, są maskowane na podstawie typu.

Podsumowanie

• Dane osobowe są zastępowane znacznikami, zanim zapytanie opuści Salesforce, i przywracane w odpowiedzi.
• Pola typu Email, Phone i Address są maskowane automatycznie, inne pola oznacza admin, a wzorce takie jak numery IBAN i kart płatniczych są wychwytywane w wolnym tekście.
• Maskowanie jest domyślnie włączone.
• Ma wyraźne ograniczenia: imiona i nazwiska, numery telefonów w wolnym tekście, nieoznaczone pola tekstowe i zdjęcia. Połącz je z wąską listą dozwolonych pól.

To nie jest porada prawna. Sprawdź konfigurację pod kątem własnej polityki ochrony danych. Chcesz ją przejrzeć razem z Waszym IOD? Chętnie omówimy przepływ danych podczas rozmowy.