Sales Agent potrafi zamienić dane Salesforce w dokument PDF: jednostronicowe podsumowanie konta, listę otwartych szans sprzedaży albo dokument zbudowany na podstawie szablonu zaprojektowanego przez administratora. Te pliki PDF mają wspólny wygląd Twojej firmy, ustawiony przez administratora.
Prośba o PDF w czacie#
Wpisz prośbę, w której pojawia się PDF, na przykład:
- „Zrób PDF z moimi otwartymi szansami”
- „Utwórz jednostronicowe podsumowanie tego konta”
Agent zbiera dane, pisze tekst i pokazuje w czacie kartę PDF. W trakcie pracy karta pokazuje Generating PDF...; po zakończeniu pokazuje PDF ready.
Jeśli poprosisz o „raport” bez określenia formy, agent powtarza Twoją prośbę pod nagłówkiem Report: i pyta How would you like it? Wybierz:
- 💬 Show in chat, aby zobaczyć wynik w czacie jako wykres.
- 📄 PDF document, aby utworzyć PDF.
Tworzenie PDF z szablonu#
Administrator może przygotować szablony PDF dla obiektu, na przykład przegląd konta lub podsumowanie oferty.
- Otwórz rekord, na którego stronie lub w utility bar jest Sales Agent. Jeśli dla jego obiektu istnieją aktywne szablony, pasek akcji Sales Agent pokazuje 📄 PDF.
- Kliknij 📄 PDF i wybierz szablon z listy PDF Templates.
- Pojawi się karta z sekcjami szablonu w obszarze Select sections to include. Odznacz sekcje, których nie potrzebujesz.
- Kliknij ⚡ Generate PDF. Karta pokazuje Loading data..., następnie Generating PDF..., a potem PDF ready.
Szablon jest uruchamiany dla bieżącego rekordu. W zależności od tego, jak administrator go zbudował, szablon może zawierać akapity napisane przez AI, tabele powiązanych rekordów, wartości pól rekordu oraz stały tekst, na przykład zastrzeżenie.
Pobieranie, zapisywanie lub wysyłanie PDF e-mailem#
Gdy PDF jest gotowy, karta ma trzy przyciski:
| Przycisk | Co robi |
|---|---|
| ⬇ Download | Zapisuje kopię PDF w Salesforce Files, a następnie pobiera ten plik na Twój komputer. |
| 💾 Save | Zapisuje PDF w Salesforce Files. Przycisk zmienia się na ✓ Saved, a karta pokazuje PDF saved to Files ✓. |
| ✉ Send Email | Zapisuje PDF w Files (chyba że już kliknięto 💾 Save), a następnie otwiera okno ✉ Send Email z załączonym PDF. Zobacz Przygotuj i wyślij e-mail. |
Pliki są powiązane z otwartym rekordem. Bez otwartego rekordu są zapisywane tylko w Twoich własnych Files. ⬇ Download zawsze zapisuje nową kopię, więc kliknięcie zarówno ⬇ Download, jak i 💾 Save pozostawia w Files dwie kopie tego samego PDF.
Wygląd#
Kolory, logo, nazwa firmy, czcionka, rozmiar czcionki, orientacja strony, styl sekcji, tekst stopki i numery stron pochodzą z ustawień PDF administratora, więc pliki PDF z czatu i z szablonów mają ten sam styl. Pliki PDF mają format A4. Zobacz Ustawienia PDF.
Brief 📅 Meet Prep ma własny przycisk ⬇ Download PDF i własny, stały układ, który nie korzysta z ustawień PDF. Zobacz Przygotuj się do spotkania z Meet Prep.
Warto wiedzieć#
- Pliki PDF są tworzone w przeglądarce. Dane w nich są odczytywane z Twoimi własnymi uprawnieniami dostępu Salesforce, więc zawierają tylko rekordy i pola, które widzisz.
- Pliki PDF używają standardowego zestawu czcionek obejmującego znaki zachodnioeuropejskie. Wiele liter z diakrytykami jest zapisywanych bez nich, na przykład „ą” jako „a”, „ł” jako „l”, „é” jako „e”, a „ü” jako „ue”. Znaki z innych alfabetów, takich jak cyrylica czy alfabet grecki, są pomijane.
- Tabela w PDF pokazuje maksymalnie trzy kolumny, przy czym w pierwszej kolejności wybierane są nazwa, temat, etap, kwota, data zamknięcia i podobne pola. Długie wartości są obcinane do szerokości kolumny.
Rozwiązywanie problemów#
- Brak przycisku 📄 PDF: dla tego obiektu nie ma aktywnych szablonów. Zapytaj administratora. Zobacz Szablony PDF.
- Na liście brakuje oczekiwanego szablonu: jest nieaktywny lub przygotowany dla innego obiektu.
- Po kliknięciu ⬇ Download lub 💾 Save nic się nie dzieje: nie udało się zapisać PDF w Salesforce Files, na przykład dlatego, że nie możesz tworzyć plików. Poproś administratora o sprawdzenie Twojego dostępu do Salesforce Files.
- Karta pokazuje „PDF generation failed” lub „Failed:”: spróbuj ponownie.